Kelebihan Menggunakan Sistem Attendance

Software Payroll - Kelebihan Menggunakan Sistem Attendance

Dalam upaya mencapai efisiensi dan kinerja sumber daya manusia yang optimal dalam suatu perusahaan faktor kehadiran atau absensi karyawan merupakan hal yang sangat penting, karena berhubungan dengan produksi, prestasi kerja, penggajian, jenjang karir, dan sebagainya.

Apabila suatu perusahaan tidak dapat mengelola data kehadiran karyawan dengan baik, hal ini akan berpengaruh pada menurunnya tingkat produktifitas perusahaan tersebut. Jika menggunakan sistem konvensional dalam mengelola absensi karyawannya, hal ini akan mengakibatkan kerugian perusahaan secara langsung maupun tidak langsung, serta tidak menutup kemungkinan banyak terjadi ketidak-akuratan data karena adanya celah manipulasi yang dapat terjadi, misalnya fenomena titip absen atau titp kartu magnetic, penyalinan data dari kartu absen ke komputer yang masih manual sehingga memungkinkan adanya manipulasi data dan memerlukan banyak waktu dalam proses pengerjaannya, serta banyak kelemahan-kelemahan lainnya.

untuk meminimalisir hal tersebut maka dikembangkanlah teknologi yang memiliki keunggulan sifat tidak dapat dihilangkan, dilupakan atau dipindahkan dari satu orang ke orang lain juga sulit ditiru atau dipalsukan. Teknologi ini yang kini diterapkan dalam aplikasi perusahaan untuk absensi. Biasanya dalam implementasinya aplikasi perusahaan ini menggunakan alat pemindai sidik jari (fingerprint scanner) dan attendance software.

Untuk perusahaan skala menengah ke atas disarankan menggunakan aplikasi attendance untuk absensi untuk mengelola data kehadiran karyawan, mengapa?

Berikut ini adalah 7 (tujuh) kelebihan aplikasi attendance:

1) Menghilangkan Celah Manipulasi Data Kehadiran

Sidik jari tiap orang adalah unik, tidak mungkin satu dengan yang lain sama sehingga menghilangkan terjadinya fenomena titip absen (buddy punching). Data tiap karyawan adalah real dari karyawan yang bersangkutan.

2) Melakukan Pengaturan Jam kerja atau Shifting

Perusahaan dapat melakukan pengaturan jam kerja atau shifting karyawan sesuai kebijakan perusahaan sehingga waktu kehadiran karyawan akan tercatat secara otomatis. Hal ini berhubungan dengan perhitungan lembur (overtime), pemotongan karena keterlambatan, dan ketidakhadiran tanpa keterangan.

3) Meningkatkan Produktifitas Karyawan.

Dengan jam kerja yang telah ditentukan, akan memicu karyawan untuk hadir tepat pada waktunya

4) Multi Divisi / Multi Departemen

Memudahkan management suatu perusahaan untuk mengatur, mengelola dan memonitor karyawan-karyawan yang ada dibawah divisi atau departemennya.

5) Terintegrasi dengan Sistem Perhitungan Gaji (Softawre Payroll )

Dengan jam kerja yang telah ditentukan pada aplikasi attendance membuat proses perhitungan gaji lebih mudah karena dapat langsung diintegrasikan antara jumlah kehadiran dan formula perhitungan gaji perusahaan.

Namun hal ini sifatnya opsional, karena ada aplikasi yang sudah satu paket (aplikasi attendance include software payroll), tetapi ada juga yang diimplementasikan secara terpisah.

6) Pembuatan Laporan Absensi (Attendance Report)

Anda dapat dengan mudah melakukan pembuatan laporan, baik secara harian, mingguan, bulanan atau periode tertentu sesuai dengan keperluan Anda.

7) Export – Import Data

Data kehadiran karyawan pada mesin fingerprint dapat anda export jika sewaktu-waktu Anda membutuhkannya, biasanya dalam bentuk excel (.csv).

Apabila terjadi hal-hal seputar masalah teknis misalnya koneksi internet yang tidak stabil atau hal teknis lainnya sementara Anda memerlukan data paling update untuk pembuatan laporan, Anda bisa melakukan proses import data dari mesin fingerprint ke dalam aplikasi absensi.

Dengan kelebihan-kelebihan hal tersebut diatas, hal ini akan meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan kinerja karyawan di perusahaan serta meminimalisir kerugian yang ditimbulkan perusahaan.

Apabila Anda ingin mengimplementasikan aplikasi attendance (Attendance System) dan dapet terhubung dengan software payroll di perusahaan Anda, Bimasakti-IT dapat dijadikan satu referensi untuk diajukan ke manajemen.